Assistant de Marchés F/H

L'entreprise

Description du poste

Sous l’autorité du Responsable de la Coordination des Marchés et sous l’autorité fonctionnelle des Responsables de Marchés, vous serez chargé de la coordination de l’ensemble des intervenants et de la répartition des Marchés. 

A ce titre, vos missions seront les suivantes : 

Processus d’appel d’offres 

• Assure le traitement administratif des dossiers d’appel d’offres, notamment :
  • • Planifie la consultation (établi le rétroplanning de la Fiche d’Identité du Marché),
    • Envoie et traite les enquêtes « consommations » et les enquêtes « familles de produits »,
    • Met en forme les documents d’Appel d’Offres,
    • Modifie, si besoin, la hiérarchie du Marché,
    • Envoie la consultation aux fournisseurs,
    • Réceptionne, dépouille les réponses et relance les pièces manquantes au dossier d’Appel d’Offres,
    • Traite et enregistre les offres, les contre-offres et le dossier administratif de chaque fournisseur dont elle ala responsabilité,
    •  Réalise des supports d’analyse des réponses,
    • Enregistre les référencements,
    • Confirme le Marché auprès des fournisseurs,
    • Met en ligne le Marché sur l’Extranet Adhérents avec les différentes annexes,
    • Est garante de la conservation et de l’archivage des dossiers papiers et informatiques du Marché,
• Assure l’organisation logistique du déroulement de l’appel d’offres
  
  • • Organise et planifie les différents rendez-vous Fournisseurs (Commission de Négociation et/ou rendez-vousintermédiaires).

Vie des Marchés 

• Fiabilise et met à jour la base Fournisseurs,
•  Réalise les communications vers les Adhérents et les Fournisseurs,
• Réceptionne, renseigne ou oriente les communications téléphoniques en provenance des Adhérents et des Fournisseurs,
• Traite les demandes reçues par mail ou par courrier des Adhérents et des Fournisseurs,
• Peut participer à la réalisation des études économiques,
• Collecte et transmet toute information nécessaire à l’analyse de ses Marchés,
• Peut participer à toute réunion interne ou externe qui concerne ses Marchés,
• Assure l’interface entre le Marché et le Réseau.

Participation interne Helpévia et Qualité 

• Applique les procédures du système de management de la qualité et émet des suggestions en vue de son amélioration
• Peut être amené/e à intervenir pour des dossiers qui ne lui sont pas directement affectés, sur lesquels sa compétence peut être utile.

La liste des missions définies ci-dessus n’est pas exhaustive.

Il pourra être demandé d’accomplir toute tâche non décrite mais rendue nécessaire par les nécessités du service àrendre aux Adhérents et Fournisseurs.

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si : 

• Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+2 minimum dans le domaine administratif ou commercial,
• Vous bénéficiez d'une expérience de minimum 2 ans dans la gestion d'appels d'offres ou marchés publics,
• Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, notemment Excel et logiciels de suivi documentaire,
• Vous êtes capable de planifier, d'organiser et prioriser vos tâches avec autonomie,
• Vous bénéficiez d'une aisance eédactionnelle et d'une orthographe irréprochable,
• Vous avez le sens du travail d'équipe, et possédez un bon sens relationnel,
• Vous faites preuve de rigueur et de respect des procédures et des délais,
• Vous possédez un esprit d'analyse et êtes en mesure de traiter plusiurs dossiers simultanément.

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